Algemene Voorwaarden Entreo

1. Definities

Entreo: Entreo BFA B.V., gevestigd aan de Bedafseweg 22 te Uden (KvK 81380836), handelend onder de naam Entreo.

Deelnemer: de persoon die via Entreo een sport-, beweeg- of vitaliteitsabonnement registreert of declareert, of gebruikmaakt van de habitomgeving.

Wederpartij: iedere partij met wie Entreo een Overeenkomst sluit, waaronder in elk geval werkgevers, Deelnemers en, indien van toepassing, bij Entreo aangesloten Aanbieders. Deze opsomming is niet uitputtend.

Partijen: Entreo en de Wederpartij gezamenlijk.

Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Partijen met betrekking tot de dienstverlening van Entreo.

Aanbieder: een fitnesscentrum, sportvereniging, sportclub of andere aanbieder van sport-, beweeg- of vitaliteitsdiensten die toegankelijk is via Entreo.

Product: een product of dienst van een Aanbieder of werkgever, al dan niet weergegeven binnen de Entreo-app.

Derde(n): personen of organisaties die geen partij zijn bij de Overeenkomst.

Betrokkene: degene op wie Persoonsgegevens betrekking hebben.

Persoonsgegevens: gegevens zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG.

Schriftelijk: per e-mail, post of ander fysiek document.

2. Algemene Bepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, aanbiedingen en (rechts)handelingen van Entreo en op alle Overeenkomsten tussen Entreo en Wederpartij.

Bij elektronische sluiting worden deze voorwaarden zodanig beschikbaar gesteld dat ze door Wederpartij kunnen worden opgeslagen en later geraadpleegd.

Andere voorwaarden zijn uitgesloten, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen.

Indien een bepaling ongeldig is, blijven overige bepalingen van kracht; Partijen stellen dan een vervangende bepaling vast die de oorspronkelijke strekking benadert.

Entreo mag voor de uitvoering van haar dienstverlening Derden inschakelen.

3. Het Aanbod

Aanbiedingen van Entreo worden duidelijk en volledig omschreven. Kennelijke fouten of vergissingen binden Entreo niet.

4. Informatie en Rekenmodules op de Website

De informatie, berekeningen en rekenmodules op de website van Entreo, waaronder de besparingscalculator, zijn uitsluitend bedoeld als algemene en indicatieve informatie. De uitkomsten zijn gebaseerd op de door de gebruiker ingevulde gegevens en op algemeen gehanteerde uitgangspunten en geven een schatting weer.

De werkelijke resultaten zijn afhankelijk van de specifieke situatie van de betrokken organisatie, het daadwerkelijke gebruik en de deelname, de fiscale positie van de organisatie en haar medewerkers en de op dat moment geldende wet- en regelgeving.

Aan de op de website verstrekte informatie en aan de uitkomsten van de rekenmodules kunnen geen rechten worden ontleend. Zij vormen geen aanbod, advies of toezegging.

Entreo spant zich in om de informatie juist en actueel te houden, maar staat niet in voor de volledigheid, juistheid of actualiteit ervan. Op de aansprakelijkheid van Entreo in verband met het gebruik van deze informatie en rekenmodules is het bepaalde in het artikel Aansprakelijkheid van toepassing.

Voor een op de eigen situatie toegesneden berekening of advies neemt de gebruiker contact op met Entreo of een ter zake deskundige adviseur.

5. Totstandkoming van de Overeenkomst

De Overeenkomst komt tot stand zodra de Wederpartij het aanbod van Entreo aanvaardt en aan de gestelde voorwaarden voldoet.

Entreo kan een Overeenkomst weigeren of opschorten indien gegronde redenen bestaan om te twijfelen aan de nakoming door de Wederpartij. Wederpartij wordt hiervan Schriftelijk op de hoogte gesteld.

6. Dienstverlening Entreo

Entreo faciliteert de administratieve verwerking van sport-, beweeg- en vitaliteitsabonnementen. De feitelijke dienstverlening wordt uitgevoerd door de Aanbieder, niet door Entreo.

Daarnaast biedt Entreo binnen hetzelfde platform een digitale habitomgeving met:

• micro habits challenges
• VIT-punten
• AI-begeleiding

Declaratieafhandeling

In de meeste gevallen verzorgt Entreo uitsluitend de administratieve verwerking van declaraties die Deelnemers indienen bij hun werkgever. Dit omvat:

• registratie van abonnementen
• verwerking van declaraties
• communicatie naar de werkgever
• rapportages aan werkgevers

De werkgever beslist of declaratie mogelijk is en hoe dit wordt verwerkt (WKR, brutering of interne regeling).

Afhandeling met Aanbieder (uitsluitend bij BFA-aangesloten Aanbieders)

Alleen wanneer een Aanbieder is aangesloten als officiële BFA-aanbieder, kan Entreo aanvullende administratieve én financiële afhandeling verzorgen tussen:

• de Aanbieder
• de Deelnemer
• de werkgever

Dit kan omvatten:

• het innen van abonnementsgelden bij Deelnemer of werkgever
• het doorbetalen van abonnementsgelden aan de Aanbieder

Voor overige Aanbieders verzorgt Entreo uitsluitend declaratieafhandeling.

7. Abonnementen en Looptijd

Welke abonnementen kunnen worden verwerkt of gedeclareerd wordt bepaald door de werkgever.

Declareren via Entreo is alleen mogelijk wanneer de werkgever dit ondersteunt binnen brutering, WKR of interne regelingen.

Indien declaratie niet mogelijk is, blijft de habitomgeving, indien geactiveerd, wél toegankelijk.

Een abonnement met een Aanbieder loopt doorgaans zes of twaalf maanden en wordt automatisch verlengd.

Deelnemer dient zich te houden aan de huisregels van de Aanbieder.

8. Platformfunctionaliteiten

Het Entreo-platform omvat:

• declaratie- en administratiefuncties
• de habitomgeving

Werkgever bepaalt

De werkgever bepaalt:

• of declaratie wordt ondersteund
• welke abonnementen gedeclareerd mogen worden
• of de habitomgeving toegankelijk is
• welke incentives eventueel gelden

Rol van Entreo

Entreo:

• faciliteert technisch en administratief
• bepaalt geen werkgeversbeleid
• beheert geen fiscale regelingen

Gebruik van de habitomgeving geeft geen recht op vergoeding.

9. Entreo-punten (VIT-punten)

VIT-punten kunnen worden toegekend door Derden.

Entreo:

• is niet de uitgever van punten
• bepaalt niet de waarde of inzetbaarheid
• biedt geen eigen beloningen
• garandeert geen inwisselbaarheid
• registreert punten uitsluitend administratief

VIT-punten vertegenwoordigen geen geldwaarde, tenzij door werkgever of Aanbieder bepaald.

10. Levering van Producten

Levering vindt plaats via Aanbieders.

Risico ligt bij de Aanbieder tot levering.

11. Herroepingsrecht

Consumenten hebben een bedenktijd van 14 dagen, tenzij zij instemmen met eerdere uitvoering.

Zakelijke Deelnemers niet.

Dwingendrechtelijke bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek zijn steeds van toepassing.

12. Verlenging Herroepingsrecht

Als verplichte wettelijke informatie ontbreekt, kan de bedenktijd worden verlengd tot maximaal 12 maanden.

13. Uitoefening Herroepingsrecht

Retourzending moet plaatsvinden in originele staat en verpakking, conform instructies van Aanbieder of Entreo.

Kosten van retourzending zijn voor Deelnemer.

14. Prijzen

Entreo past jaarlijks per 1 januari een indexatie toe op haar dienstverlening.

15. Betaling

Betaling binnen 30 dagen.

Na één herinnering van 7 dagen is wettelijke rente verschuldigd, plus incassokosten.

Bij faillissement of surseance zijn bedragen direct opeisbaar.

16. Registratie

Deelnemer is verantwoordelijk voor correcte gegevens en beëindiging van bestaande abonnementen. Registratiekosten worden door de Aanbieder bepaald.

17. Wijzigen of Opzeggen

Wijzigingen of opzeggingen worden via het portaal ingediend.

Opschorting wegens ziekte kan uitsluitend door de werkgever worden aangevraagd.

18. Einde Dienstverband

Bij beëindiging van het dienstverband vervallen werkgeversbijdragen.

Werkgever en Deelnemer moeten dit direct melden.

19. Opschorting of Beëindiging

Opschorting (1–6 maanden) mogelijk bij zwangerschap, ziekte of letsel via werkgever.

Voortijdige beëindiging kan bij medische noodzaak.

20. Aansprakelijkheid

Gebruik van sportfaciliteiten is op eigen risico.

Entreo, werkgevers en Aanbieders zijn niet aansprakelijk voor schade tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

Aanspraken vervallen 12 maanden na ontstaan van schade.

21. Overmacht

Bij overmacht worden verplichtingen opgeschort.

Duurt de situatie langer dan 30 dagen, dan kan de Overeenkomst zonder schadevergoeding worden ontbonden.

22. Klachten

Klachten moeten binnen 2 maanden worden gemeld; zichtbare gebreken binnen 48 uur.

Entreo krijgt minimaal 4 weken om klachten op te lossen.

23. Persoonsgegevens

Entreo is verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt uitsluitend voor uitvoering van de Overeenkomst. Deelnemer heeft recht op inzage, correctie en verwijdering.

24. Gebruik van Gegevens

Gegevens worden uitsluitend gedeeld indien noodzakelijk of wettelijk verplicht.

Niet voor commerciële doeleinden zonder toestemming.

25. Bewaring

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

26. Privacyklachten

Klachten kunnen worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

27. Toepasselijk Recht

Uitsluitend Nederlands recht; geschillen worden voorgelegd aan de rechter van het arrondissement waarin Entreo gevestigd is.

28. Survival

Essentiële bepalingen blijven na beëindiging gelden.

29. Wijziging van Voorwaarden

Entreo kan voorwaarden wijzigen met 30 dagen vooraankondiging.

30. AI-ondersteuning en Gegevensveiligheid

Entreo biedt optionele AI-ondersteuning via de Vitaliteit Agent. Hierbij geldt:

Gegevens worden alleen gebruikt voor dienstverlening aan Deelnemer en niet voor training of verbetering van AI-modellen, tenzij Deelnemer vooraf schriftelijk toestemming geeft.

Voor de werking van de Vitaliteit Agent maakt Entreo gebruik van OpenAI Ireland Ltd. als verwerker. Met OpenAI is een verwerkersovereenkomst gesloten conform de AVG. OpenAI verwerkt gespreksdata uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening aan Entreo en gebruikt deze niet voor eigen doeleinden.

Gegevens worden niet gedeeld met andere Derden, tenzij noodzakelijk voor de werking van het platform of wettelijk verplicht. Niet voor commerciële doeleinden.

Entreo kan geanonimiseerde, niet-herleidbare statistische gegevens gebruiken voor monitoring en systeemkwaliteit.

De Vitaliteit Agent maakt gebruik van AI en kan fouten maken. De output is afhankelijk van de door Deelnemer verstrekte gegevens en biedt geen garantie op volledigheid of juistheid. De Vitaliteit Agent verstrekt geen medisch advies; bij gezondheidsklachten dient Deelnemer altijd een arts te raadplegen.

Entreo behoudt zich het recht voor het gebruik van de Vitaliteit Agent te beperken of tijdelijk op te schorten, indien dit noodzakelijk is wegens operationele of financiële overwegingen, waaronder overmatig gebruik of het overschrijden van redelijke gebruiksgrenzen. Deelnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld. Beperking van de AI-functionaliteit geeft geen recht op korting, vergoeding of ontbinding van de Overeenkomst.

‍